為什么要寫辦公室收納整理呢？我也在想,，為什么呢？我想是為了提高工作效率,，拉長生命的尺度,。想想我們一生有三分之一時間在辦公室,，如果總因為找找找,，而浪費時間多可惜呀,？為此,，我們一起來討論如何用檔案管理來有效辦公吧,！

辦公室分為兩方面收納整理：一是辦公區(qū)域的整潔化,；二是檔案管理。我們的辦公區(qū)域劃分為會客區(qū),、辦公區(qū)兩個區(qū)域,，它的整潔化是最立竿見影的,。沙發(fā),、茶幾是用來接待客人的,，請只在茶幾上放一盆植物即可,，干凈的會客區(qū)會讓人很舒服,。辦公桌上除了電腦、打印機,、茶杯,、筆桶以外,，最多只放1-2件小擺件,，保持桌面的整潔是集中精力的好方法。試想一堆報紙,、廢紙、零食、牛奶的桌面,，能讓你心情爽歪歪嗎,？桌面,、臺面整潔不放雜物,，如果有雜物請放置不起眼的角落，總之要讓進門的視野里的色系盡可能一致,，物品要固定位置,，你只需每周打掃衛(wèi)生一次，辦公室整潔度就大大提升了,。

說完了辦公區(qū)域,，我們來說檔案管理。檔案整理分為組件→分類→排列→編號→編目,，這或許說的太抽象了,，具體操作分為紙制歸檔的裝盒排架和電子文件的存儲，要讓兩者有機統(tǒng)一,，使之有序化,。

先說紙制歸檔吧，紙制的文件,、資料打印后盡量存放原件或復印件,，按照以文件內容所反映的問題對歸檔文件分類，以類別→年度來形成檔案盒排架,。舉例說明：人民調解,、人民監(jiān)督員、人民陪審員,、司法所,、安XXX、XXX小組,、專項報表,、科室自產文件,、省廳文件、信息簡報分為10類,，司法所按年度來裝文件資料,，年限越久的存放越下面，2022年就存放在最上面,，方便拿取,，原則上一份文件存檔就足夠了，如果有多余的請用鉛筆在文件右上角寫多余件,。如果有二級子目錄就可以再用檔案盒分為規(guī)范化司法所,、楓橋式司法所、中心鎮(zhèn)司法所等幾盒專項檔案盒,?？傊畽n案外盒的標注要一目了然，這樣查找就是秒秒鐘的事了,。

這是對檔案盒,，筆者還有一個更懶更快捷的方法,，也是使用了近十年的小技巧喲,！準備三個不同的文件夾，為什么是三個呢,？來來來,，此處敲黑板，分別是100頁,、30頁,、單頁的文件夾。用途大不同喲,，先說100頁的豎式文件夾可以裝正反兩頁（擴容為200頁）存放近5年來的重要文件資料,；其次是30頁（擴容為60頁）存放當年如2022年的文件資料；最后是單頁文件夾也叫待辦清單夾,，每天你上班就先打開它,，把未完成文件材料存放在此。這三個文件夾是不是讓你的工作效率瞬間提高了N倍了,，不再為找找找而苦惱了,。

最后來說說電子檔案，電腦上的桌面請保持簡潔,，我看到許多人的電腦桌面全是文件,，咋找呢？很容易找來成豆豆眼,，許多材料占據(jù)了整個或者是3分之二的電腦桌面,，常常聽到找的人說,，就在這里呀，咋不對呢,？咋找不到呢,？只有用搜索了。而且存在電腦桌面的文件是占用了C盤系統(tǒng)的內存,，也會讓電腦變得很卡,，特別會影響開機速度。建議各位在C盤以外的其他分區(qū)盤,，對標紙制檔案盒的建立方式來新建,、分類電子文件夾，如果一級目錄電子文件夾名稱不夠,，請在文件包里加個二級子目錄名稱,，道理同紙制一樣，李圈圈就不多說了,。這樣你找東西就快多了,，電腦桌面也干凈多了。這一點我要夸夸同事冰冰,，整個桌面極度簡潔,。看了心情非常愉快,，最后提醒一下,，許多人喜歡把電子版材料存放N個版本，許久以后找出來不知道誰有用,，建議多余版本請刪除,，只存放定稿或在版本后加定稿兩字，不要只以時間為后墜,，我容易傻傻地分不清,，這是真的。

好了,，我在這里啰啰嗦嗦了那么久,，只是希望對你的辦公有所參考，純屬個人想法,，也歡迎你來一起討論,，升級我們的人生尺度。（李圈圈）

編輯：陳翠

責任編輯：馬莉莎

編審：吳山冠